Privacy Policy
Last updated: 10 September 2026
Hyventa ("we", "us", "our") provides AI-powered virtual assistants ("AI Employees")
that businesses embed on their websites and messaging channels. This Privacy Policy
explains what personal data we process, why, and your rights under the GDPR and
applicable law.
1. Who we are (Data Controller)
Hyventa — sole proprietor (ФОП), registered in Ukraine.
Contact: privacy@hyventa.ai
For personal data that our clients' end-users submit to an AI Employee, our client is
the Data Controller and Hyventa acts as a Data Processor on their behalf.
2. What data we process
- - Contact & lead data you provide to an assistant: name, phone, email, message,
and any details you choose to share (e.g. your request or interest).
- - Conversation content: the text of your chat with the assistant.
- - Technical data: IP address, browser type, timestamps, cookies (see §8).
We ask you not to share sensitive data (passwords, card numbers, ID/passport,
health or financial details). Our assistants are instructed not to request such data.
3. Why we process it (purposes & legal basis)
| Purpose | Legal basis (GDPR Art. 6) |
|---|---|
| Answer your questions, provide the service | Performance of a contract / legitimate interest |
| Follow up on your request or lead | Consent / legitimate interest |
| Improve and secure our service | Legitimate interest |
| Comply with legal obligations | Legal obligation |
4. How the AI works & third parties (Sub-processors)
To generate responses, the text of your conversation is sent to trusted AI providers.
**These providers do not use your data to train their models when accessed via their API,
and data is retained only briefly for abuse-prevention before deletion.**
Our sub-processors:
| Provider | Purpose | Region |
|---|---|---|
| OpenAI, L.L.C. | Language model (assistant brain) | USA |
| PiAPI | Image/video/music generation | USA / Asia |
| OpenRouter | LLM routing | USA |
| Telegram | Notifications to the business | — |
| n8n GmbH (n8n Cloud) | Orchestration & data storage | EU |
| Google (Drive/Workspace) | File storage | EU / USA |
Transfers outside the EU are covered by Standard Contractual Clauses (SCC).
Your contact and lead data are stored within our n8n environment — not on the
AI providers' servers.
5. Data retention
We keep your data only as long as necessary for the purposes above, then delete or
anonymise it. Leads are kept for the duration of the client relationship unless you
request deletion earlier.
6. Your rights (GDPR)
You have the right to access, rectify, erase ("right to be forgotten"), restrict or
object to processing, and data portability. To exercise any right, email
privacy@hyventa.ai. You may also lodge a complaint with your local data protection
authority.
7. Security
We use access controls, encryption in transit, and the principle of data minimisation.
For clients in sensitive sectors (healthcare, legal, finance) we offer a PRO option with
EU-region or self-hosted AI, where data does not leave the designated infrastructure.
8. Cookies
We use essential cookies (site function) and, with your consent, analytics cookies.
You can manage preferences via the cookie banner.
9. Changes
We may update this policy; the "Last updated" date reflects the latest version.
10. Contact
Questions about this policy or your data: privacy@hyventa.ai
Política de Privacidad
Última actualización: 10 de septiembre de 2026
Hyventa ("nosotros") ofrece asistentes virtuales con IA ("Empleados IA") que las
empresas integran en sus sitios web y canales de mensajería. Esta Política de
Privacidad explica qué datos personales tratamos, con qué fin y cuáles son tus
derechos según el RGPD y la legislación aplicable.
1. Quiénes somos (Responsable del tratamiento)
Hyventa — empresario individual (ФОП), registrado en Ucrania.
Contacto: privacy@hyventa.ai
Respecto a los datos que los usuarios finales de nuestros clientes envían a un Empleado
IA, el cliente es el Responsable del tratamiento y Hyventa actúa como Encargado del
tratamiento en su nombre.
2. Qué datos tratamos
- - Datos de contacto y de contacto comercial que proporcionas al asistente: nombre,
teléfono, email, mensaje y los detalles que decidas compartir.
- - Contenido de la conversación: el texto de tu chat con el asistente.
- - Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, marcas de tiempo, cookies (§8).
Te pedimos que no compartas datos sensibles (contraseñas, números de tarjeta,
DNI/pasaporte, datos de salud o financieros). Nuestros asistentes están configurados
para no solicitar ese tipo de datos.
3. Por qué los tratamos (fines y base jurídica)
| Finalidad | Base jurídica (RGPD Art. 6) |
|---|---|
| Responder tus preguntas y prestar el servicio | Ejecución de un contrato / interés legítimo |
| Dar seguimiento a tu solicitud | Consentimiento / interés legítimo |
| Mejorar y proteger el servicio | Interés legítimo |
| Cumplir obligaciones legales | Obligación legal |
4. Cómo funciona la IA y terceros (Subencargados)
Para generar respuestas, el texto de tu conversación se envía a proveedores de IA de
confianza. **Estos proveedores no utilizan tus datos para entrenar sus modelos cuando
se accede mediante su API, y los datos se conservan solo brevemente para la prevención
de abusos antes de su eliminación.**
Nuestros subencargados:
| Proveedor | Finalidad | Región |
|---|---|---|
| OpenAI, L.L.C. | Modelo de lenguaje (cerebro del asistente) | EE. UU. |
| PiAPI | Generación de imágenes/vídeo/música | EE. UU. / Asia |
| OpenRouter | Enrutamiento de modelos | EE. UU. |
| Telegram | Notificaciones a la empresa | — |
| n8n GmbH (n8n Cloud) | Orquestación y almacenamiento | UE |
| Google (Drive/Workspace) | Almacenamiento de archivos | UE / EE. UU. |
Las transferencias fuera de la UE se amparan en Cláusulas Contractuales Tipo (CCT).
Tus datos de contacto se almacenan en nuestro entorno n8n — no en los servidores
de los proveedores de IA.
5. Conservación de datos
Conservamos tus datos solo el tiempo necesario para los fines indicados y después los
eliminamos o anonimizamos.
6. Tus derechos (RGPD)
Tienes derecho de acceso, rectificación, supresión ("derecho al olvido"), limitación,
oposición y portabilidad. Para ejercerlos, escribe a privacy@hyventa.ai. También puedes
reclamar ante tu autoridad de protección de datos.
7. Seguridad
Aplicamos controles de acceso, cifrado en tránsito y minimización de datos. Para clientes
de sectores sensibles (sanidad, legal, finanzas) ofrecemos una opción PRO con IA en
región UE o autoalojada, donde los datos no salen de la infraestructura designada.
8. Cookies
Usamos cookies esenciales y, con tu consentimiento, cookies analíticas. Puedes
gestionar tus preferencias en el banner de cookies.
9. Cambios
Podemos actualizar esta política; la fecha de "Última actualización" refleja la versión
vigente.
10. Contacto
Dudas sobre esta política o tus datos: privacy@hyventa.ai
Політика конфіденційності
Останнє оновлення: 10 вересня 2026 р.
Hyventa («ми») надає віртуальних помічників на основі ШІ («ШІ-співробітники»), яких
компанії вбудовують на свої сайти та в канали зв'язку. Ця Політика конфіденційності
пояснює, які персональні дані ми обробляємо, з якою метою та які у вас права згідно з
GDPR і чинним законодавством.
1. Хто ми (Володілець даних)
Hyventa — фізична особа-підприємець (ФОП), зареєстрований в Україні.
Контакт: privacy@hyventa.ai
Щодо даних, які кінцеві користувачі наших клієнтів надсилають ШІ-співробітнику, клієнт
є Володільцем даних, а Hyventa виступає Обробником від його імені.
2. Які дані ми обробляємо
- - Контактні дані та дані заявки, які ви надаєте помічнику: ім'я, телефон, email,
повідомлення та деталі, якими ви вирішите поділитися.
- - Зміст розмови: текст вашого чату з помічником.
- - Технічні дані: IP-адреса, тип браузера, позначки часу, файли cookie (§8).
Ми просимо не надавати чутливі дані (паролі, номери карток, паспорт/ІПН, медичні чи
фінансові дані). Наші помічники налаштовані не запитувати такі дані.
3. Чому ми їх обробляємо (мета та правова підстава)
| Мета | Правова підстава (GDPR ст. 6) |
|---|---|
| Відповідати на запитання, надавати послугу | Виконання договору / законний інтерес |
| Опрацювати ваш запит або заявку | Згода / законний інтерес |
| Покращувати та захищати сервіс | Законний інтерес |
| Виконувати юридичні обов'язки | Юридичний обов'язок |
4. Як працює ШІ та треті сторони (Субобробники)
Щоб згенерувати відповідь, текст вашої розмови надсилається надійним постачальникам ШІ.
**Ці постачальники не використовують ваші дані для навчання своїх моделей під час
доступу через їхній API, а дані зберігаються лише короткочасно для запобігання
зловживанням, після чого видаляються.**
Наші субобробники:
| Постачальник | Призначення | Регіон |
|---|---|---|
| OpenAI, L.L.C. | Мовна модель (мозок помічника) | США |
| PiAPI | Генерація зображень/відео/музики | США / Азія |
| OpenRouter | Маршрутизація до моделей | США |
| Telegram | Сповіщення для бізнесу | — |
| n8n GmbH (n8n Cloud) | Оркестрація та зберігання даних | ЄС |
| Google (Drive/Workspace) | Зберігання файлів | ЄС / США |
Передавання за межі ЄС здійснюється на підставі Стандартних договірних положень (SCC).
Ваші контактні дані та заявки зберігаються в нашому середовищі n8n — не на серверах
постачальників ШІ.
5. Строк зберігання
Ми зберігаємо ваші дані лише стільки, скільки необхідно для зазначених цілей, після чого
видаляємо або знеособлюємо їх.
6. Ваші права (GDPR)
Ви маєте право на доступ, виправлення, видалення («право бути забутим»), обмеження,
заперечення проти обробки та перенесення даних. Щоб скористатися правом, напишіть на
privacy@hyventa.ai. Ви також можете подати скаргу до органу захисту даних.
7. Безпека
Ми застосовуємо контроль доступу, шифрування під час передавання та мінімізацію даних.
Для клієнтів із чутливих сфер (медицина, юриспруденція, фінанси) ми пропонуємо варіант
PRO з ШІ в регіоні ЄС або на власному сервері, де дані не залишають визначену
інфраструктуру.
8. Файли cookie
Ми використовуємо необхідні файли cookie та, за вашою згодою, аналітичні. Керувати
налаштуваннями можна через банер cookie.
9. Зміни
Ми можемо оновлювати цю політику; дата «Останнє оновлення» відображає чинну версію.
10. Контакти
Питання щодо політики або ваших даних: privacy@hyventa.ai